Samhandlingsløsninger – ikke bare en ny måte å snakke om jobb på

Telenor den 25. februar 2019

Samhandlingsløsninger

Enorme summer er investert og samhandlingsløsningene vi bruker på jobben blir stadig bedre – men effekten kommer ikke av seg selv. Hvordan sikre at nye IT-verktøy ikke bare gir oss en annen måte å snakke om jobb på – men faktisk representerer en annerledes måte å jobbe på som også bidrar til vekst?

Robert Solow, den amerikanske Nobelprisvinneren som er kjent for sin forskning på og teorier om økonomisk vekst, spissformulerte problemstillingen en gang på 80-tallet: «You can see the computer age everywhere but in the productivity statistics.»

Han satt ord på et paradoks som hadde fascinert mange helt tilbake til 60-tallet, og som i dag også beskrives som produktivitetsparadokset. På tross av store investeringer i IT i USA og flere andre land gjennom 70-tallet, sank produktiviteten i samfunnet. Ny, bedre og tidsbesparende teknologi, ga rett og slett ikke resultater.

Teknologi tar tid

Mange har deltatt i den påfølgende debatten og ikke alle er enige i virkelighetsbeskrivelsen til Solow og hans meningsfeller. En alternativ forklaring er at vi rett og slett er for utålmodige; det kan virke som om teknologisk endring går fort, men resultatene, som en konsekvens av at vi jobber på nye måter, tar tid.

Da elektrisitet ble et alternativ til damp og kull, startet en overgangsperiode som varte i mange tiår. I perioden før FM-nettet ble skrudd av, samtidig som radiolyttere ble oppfordret til å bytte til DAB, var det bare et mindretall som hev seg over den nye teknologien. Og lenge var bruk av samhandlingsteknologi preget av «early adopters» som slet med å finne gode måter å realisere potensialet i verktøyene på.

Noen mener også at vi måler feil. I jakten på resultater og kvantifiserbar output etter store investeringer, går vi glipp av endringer som manifesterer seg i kvalitet, ikke i kvantitet. Med andre ord; målemetoder og valg av størrelser påvirker resultatene av målingen. Og hvis vi leter etter resultater av ny teknologi på feil sted er det ikke sikkert vi finner dem, selv om de finnes.

Slik bruker du samhandlingsløsninger

Nå har vi kommet lenger og løsningene er adskillig mer modne. Men fortsatt er Microsoft Teams, 2meet, Skype for Business og Cisco Webex for mange bare nok en plattform for å snakke om arbeid – ikke en ny plattform for å jobbe på en annen måte. Og SharePoint, Google Drive og Dropbox fungerer som eksterne harddisker, ikke de verktøyene for samhandling, samskriving og kunnskapsdeling som de kunne ha vært.

Men noe er i ferd med å skje i måten vi jobber på, og resultatene kommer etter. En Harvard Business Review-undersøkelse, referert av Cisco her, forteller at 72 prosent av respondentene mener effektiv teamkommunikasjon har blitt viktigere i løpet av de 2 siste årene. 54 prosent av de spurte lederne har investert i nye, og enklere samarbeidsløsninger og 64 prosent rapportere at samarbeid med eksterne partnere har blitt viktige.

Men hvordan gjør de det? Hvilke grep er nødvendige for å høste «ROI» når du jobber med samhandlingsløsninger?

Her er tre tips til effektiv bruk av samhandlingsløsninger

  1. Integrer samarbeidsteknologi i forretnings- og arbeidsprosesser

I en tidlig fase med ny teknologi, prøver vi oss frem ved å gjøre det vi alltid har gjort, men med de nye verktøyene. Som når vi bruker en skybasert samarbeidsplattform som en harddisk der vi fortsetter å lagre utallige versjoner av det samme dokumentet mens vi sender filer frem og tilbake med e-post.

Å realisere potensialet i denne teknologien innebærer å integrere den i nye prosesser, ikke bare digitalisere de eksisterende. For å bruke det samme, og veldig enkle eksemplet ovenfor; når hele teamet jobbet sammen og samtidig i den samme filen og versjonen lagres som historikk i selve dokumentet, da har vi kommet et skritt videre. 

Og vi må være konkrete, både når vi setter oss mål og når vi måler dem. Det holder for eksempel ikke å si at den nye Webex-plattformen skal bidra til «økt samarbeid og kunnskapsdeling». Det blir for uforpliktende. Vi må sette oss mål som kan dokumenteres og diskuteres, for eksempel at denne løsningen skal bidra til at «time-to-market» blir redusert med mellom 1 og 2 uker fordi vi finner nye måter å jobbe på.

  1. Stimulere til samarbeidsadferd som skaper resultater

Mange finner måter å belønne ønsket adferd på, i forbindelse med innføringen av en samarbeidsløsning. En feil som det er lett å gjøre, er å bli for konkret og kortsiktig. Å premiere antall poster eller interaksjoner har noe for seg, all den tid man ønsker at løsningen skal bli tatt i bruk – men på lengre sikt har det ingen hensikt å gi poeng for volum, hvis det ikke samtidig skaper resultater og verdier. Med andre ord; finn størrelser som kan premieres som er direkte knyttet til resultatene dere har satt for bruken av samhandlingsløsningen. For eksempel konkret kunnskapsutveksling som bidrar til at et anbud blir bedre, eller kreative oppsett av fysiske løsninger. For eksempel prosjektrom på to forskjellige lokasjoner som alltid er bundet sammen av en monitor på hver side, uansett om teamet har en dialog eller ikke. 

  1. Tenk lenger enn deg selv

Før kunne samarbeid mellom partnere, en leverandør og en kunde eller likeverdige organisasjoner lett oppleves som krevende. Å møtes forutsatte ofte reising. Etter møtene var det en jobb i seg selv å holde alle i loopen i arbeidet for å nå felles mål.

I dag flyter virksomheter over i hverandre ved hjelp av samhandlingsteknologi, felles prosjektrom, kjappe online-møter og en kontinuerlig dialog og kunnskapsutveksling som sikrer at alle alltid kan bidra fra samme ståsted. Felles mål her blitt til felles prosess og resultatet er at to pluss to blir mye mer enn fire.

Grenser for vekst

Det er liten tvil om at både måten vi jobber på og hvordan vi måler arbeidet, har mye å si for resultatet i form av økt effektivitet og produktivitet. Men det er også verdt å reflektere over et siste poeng i dette blogginnlegget; finnes det en grense for hvor produktive vi kan bli? For hva skjer hvis vi fortsetter å måle fremgang i vekst, uten å ta høyde for at den til nå viktigste komponenten faktisk er en begrenset ressurs; vår egen kapasitet. 

Det er kanskje her maskinlæring, roboter, kunstig intelligens og automatisering blir den magiske X-faktoren; hvis vi gjør det vi både er best på, og som en maskin (foreløpig) ikke kan gjøre for oss, kan samhandlingsverktøyet skrive møtereferat, hente inn research underveis i workshopen og oversette den kinesiske kollegaens innlegg i sanntid.

Fremtidens kontorløsning

Fra silo og cellekontor til levende nettverk, mobile samhandlingsløsninger og aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Kontoret har vært igjennom en rivende utvikling de siste 30 årene. Sannsynligvis har vi bare sett starten.

Tags: Samhandling, videokonferanse, Digitalisering, Teknologi

New call-to-action