Videokonferanse: Kutter kostnader, river siloer og bygger kommunikasjon

Anders Weinholdt den 12. desember 2016

Datametrix_8198.jpgMøter på video kan gi solide gevinster hvis løsningen bygger på en helhetlig IT-strategi. Intern kommunikasjon i større virksomheter med lokasjoner i flere land på ulike kontinenter kan by på praktiske utfordringer, som tidssoner, geografisk spredning, språk- og kulturbarrierer. I tillegg kan tidligere teknologivalg være en hodepine. Vi snakker om legacy, der enkeltbedrifter har anskaffet ulike løsninger som ikke så lett fungerer sammen. Og da blir de heller ikke brukt noe særlig.

God effekt med videomøter

Dårlige kommunikasjonsløsninger kan fort går utover lønnsomheten fordi ressursene ikke blir utnyttet optimalt.

Dette kan løses ved å legge en helhetlig strategi for intern kommunikasjon basert på video. Årsaken er at lyd og bilder sammen har en god effekt. Og med en felles teknologistandard i bunn, kan du komme til å erfare langt flere og bedre gevinster enn forventet.

Bevisst digital samhandlingsstrategi

Se på dette eksemplet fra en aktør i oppdrettsnæringen: Hovedkontoret i Norge er avhengig av løpende kontakt med avdelingene i Asia, Sør- og Mellom-Amerika og Europa. Virksomheten slet tidligere med høye reisekostnader og langt fra optimal intern samhandling. I samarbeid med en leverandør av samhandlingsløsninger innførte foretaket videokonferanse og intern telefoni.

De neste to årene viste en tydelig utvikling: Reisekostnadene ble redusert, mens kommunikasjonen innad i bedriften ble stadig bedre.

  • Den teknologiske forklaringen er at alle kontorene fikk det samme videokonferanseutstyret. På den måten var brukergrensesnittet det samme over alt. Det samme gjaldt den lille opplæringen som måtte til fra IT-avdelingen. Med en lav brukerterskel ble videolinjene raskt populære.
  • Den organisasjonsmessige forklaringen er at ledelsen foretok en bevisst innføring av videokonferanse som felles kommunikasjonsløsning i organisasjonen - i tillegg til intern telefoniløsning.
  • Den menneskelige forklaringen er at kolleger fra ulike land kan se hverandre. De sliter med språkbarrierer, men gjør seg bedre forstått med ansiktsuttrykk, fakter og kroppsspråk.
  • Strategisk drar virksomheten fordel av mer effektive møter på ledelsesnivå. Fellesmøter er enklere å få i stand på kort varsel, ledere i ulike land kan kjapt trekkes med i et møte og det oppnås raskere enighet.

Nå bruker de ansatte løsningen i så stor grad at en utvidelse av utstyrsparken er på trappene.

Bedre samhandling og økt lønnsomhet

For å oppsummere:

  • En felles videokonferanseløsning med enkelt brukergrensesnitt gir lav brukerterskel og hyppig bruk
  • Det reduserer reisebehovet og dermed reisekostnadene
  • Visuell kommunikasjon gir lavere språk- og kulturbarrierer
  • Virtuell møteplass gjør det raskere å sette opp møter
  • Møtene blir mer effektive ved at eksterne ressurser kjapt kan trekkes inn

 

Til grunn for en slik utvikling ligger en bevisst samhandlingsstrategi i regi av IT-ledelsen. Her er det sentralt å finne den rette samarbeidspartneren i form av en leverandør med relevant spisskompetanse. Sammen kan dere tegne et helhetlig bilde av hvilke grep som må til for å utnytte ressursene i virksomheten. Kort sagt en oppskrift for å rive ned siloer og bidra til økt lønnsomhet.

Les mer om hvordan du får effekt av videokonferanse her.

 

Tags: Samhandling

Gratis e-guide: 5 fordeler med videokonferanse